A force de lire ici et là des « Domino Next » ou autres « Notes Next », l’évolution d’IBM Lotus Connections, on se doutait bien qu’il se tramait quelque chose de réel autour de la marque Lotus.
Lors du UKLUG, la confirmation de ce quelque chose d’imminent, vient d’être confirmé par Ted Stanton. Nous n’avons, pour le moment rien d’autre que cette confirmation informelle (à peine confirmé sur Twitter), pas de date en vue ni de réelle explication sur le sujet … mais l’information est bien là, IBM fait le ménage autour des marques Lotus, WebSphere, Tivoli, etc..
Au passage je m’amusais personnellement à voir les ex-marques Lotus affublé de la notion « Next ». Cela rappellera sans doute à certains une certaine société. Faut-il y voir un parallèle étonnant ou toute autre chose ? Je vous laisse seul juge.
Quelle analyse peut–on néanmoins tirer de l’explosion de l’écosystème Lotus ? De mon point devue, plusieurs éléments peuvent expliquer cette décision :
- Trop de produits sous la même bannière. Cela alimente la confusion des genres, surtout pour ceux qui pouvait encore comparer Lotus Notes et Connections
- L’image de marque Lotus. A tort ou à raison, Lotus (spécialement Notes) se traine une image vieillissante, entrainant dans son sillage l’ensemble de la gamme
- Les ramifications directes autres autres produits IBM tel que DB2, WebSphere, etc. Lotus Domino n’est plus auto-suffisant
- Trop de produits, trop de sous-produits, trop de marques, etc. Cela alimente la relative complexité du catalogue IBM
- Le spectre de Ray Ozzie plane-t-il encore sur la maison IBM ?
La suite au prochain épisode. Une chose est sûre, cela permettra peut-être d’éviter la confusion des genres (certains s’en amusent encore …).
L’annonce fait partie intégrante la dernière mise à jour de LotusLive (Q2-Printemps 2011). TeamPoint , nouvelle application intégrée à LotusLive, risque de séduire nombre des aficionados des Business Process (voir BPaaS), validations et autres flux de travail de documents … le tout intégré à LotusLive !
Qu’est-ce que TeamPoint ? Son éditeur, l’anglais FreshTL, le présente comme suit :
« La plupart des entreprises utilisent encore des feuilles de calculs et autres sites Intranet pour leurs règles et procédures. Si vous trouvez la tâche trop complexe, soyez rassurés vous n’êtes pas seuls. TeamPoint peut vous aider à :
- Centraliser vos documents dans un endroit unique
- Permettre un accès universel via un navigateur Web
- Rendre plus facile l’approbation, de votre poste de travail à votre iPad, que ce soit au bureau ou en situation de mobilité
- Donner les bons accès aux bons collaborateurs
- Permettre aux nouveaux entrants d’accéder aux documents pertinents
- Prouver aux auditeurs ainsi qu’aux régulateurs que les bonnes personnes ont lus les bons documents »
Techniquement qu’est-ce que l’on y trouve ?
- Une intégration à LotusLive
- La possibilité de publier les documents contrôlés à des personnes externes à l’entreprise (sans avoir à souscrire à un abonnement)
- Un espace sécurisé de stockage et de publication de vos documents
- Une intégration rapide des nouveaux arrivants
- Un accès via un navigateur web desktop ou mobile (pas de logiciels tiers à installer)
- Gérer la création et l’approbation des documents via des flux de travail simples et configurables
- Enregistrer les actions requises de chaque acteur des flux de travail au sein des documents (signature électronique)
- Versioning des documents
- Fonction d’audit des documents
- Conforme ISO 9001, ISO 13485 et 21 CFR part 11 (signature électronique)
Concrètement je vous propose un état des lieux des différentes options de TeamPoint (NB : la version testée correspond à la version d’essai proposée via LotusLive).
L’intégration avec LotusLive
Ci-dessous l’ensemble des fonctionnalités d’intégration au produit Cloud d’IBM :
- Présence du bandeau LotusLive sous TeamPoint
- Présence de l’application TeamPoint parmi les applications intégrées à LotusLive
- Intégration d’un menu permettant de faire le lien entre LotusLive et les documents TeamPoint.
- Les documents publiés apparaissent comme étant publié par l’utilisateur « TeamPoint~ »
L’interface de TeamPoint
Ci-dessous les différents menus de TeamPoint :
- Interface générale de l’outil. Simple et efficace, à noter que cela manque un peu de fonction d’aide et de support (cela est-il lié à la version d’essai ?)
- Le menu Organisation Groups vous permet de créer la hiérarchie de votre entreprise. Cela permettra d’associer vos utilisateurs à ces différentes branches et ainsi permettre de gérer vos flux de travail au plus juste.
- Le menu Users vous permet de créer et gérer vos utilisateurs. A Vous aurez la possibilité de greffer à chaque utilisateur des droits précis et modulables (suivant les organisations auxquelles vous les rattacherez).
- Le menu Audit vous permet de lister l’intégralité des documents validés via TeamPoint
- Enfin, le menu Documents, vous propose de créer différents types de document (Règles, procédures, formulaires, enregistrements). La nature du document importe peu et est juste là à titre de classement.
Chaque sous-menu permet d’avoir un aperçu des documents en cours de validation. Pour chaque document, un indicateur de statut pour permet de rapidement faire état de l’avancement du flux de travail. On retrouve ces indicateurs au sein même des documents (listant également les personnes rattachées à chaque étape du processus).
Création d’un document
La création du document se compose en deux étapes. Premièrement, la création du contenant TeamPoint, à l’intérieur duquel nous déposerons nos fichiers.
L’interface nous invite à saisir les informations de base de notre document, puis à sélectionner l’organisation à laquelle celui-ci est affecté. Bien évidemment les droits des membres de l’équipe attachée au document se moduleront suivant la configuration précédemment paramétrée (voir plus haut).
Ensuite vous aurez la possibilité de paramétrer quels seront les différents lecteurs du document (encore une fois, en liaison avec l’organisation TeamPoint). Une option vous permet de publier le document via LotusLive, les quelques informations liées à la deadline du flux de travail ainsi qu’aux rappels de ce dernier complètent le spectre de paramétrage du document.
Composition d’un document
Une fois votre document initialisée, le flux de travail se met en route et invite les créateurs à le composer.
Pour vous permettre de composer votre document, vous avez à votre disposition, les différentes fonctionnalités suivantes :
- Un bouton d’édition (déverrouillage) permettant de passer en mode composition (et inversement)
- L’ajout de commentaires
- Une barre d’avancement du flux de travail
Une fois passé en mode édition, l’interface se module et vous permet de modifier les informations de base du document, d’ajouter une description de lier un fichier principal / des fichiers secondaires et de lister les participants au flux de travail.
A noter que si plusieurs fichiers composent votre document ces derniers seront fusionnés pour ne composer en sortie d’un seul et unique fichier. Une fois généré, ce document inclura par ailleurs l’ensemble des informations du flux de travail : acteurs, validation, description, etc.
L’interface permet de voir l’avancement du flux de travail, l’avancé de celui-ci étant lié à l’intervention de chaque acteur de flux de travail.
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A noter que pour nous, pauvres européens, l’outil supporte mal les accents. J’ai twitté l’exemple de ce que cela pouvait donner à la création d’une organisation. J’imagine que cela sera réglé avec le temps … J’aurais également bien aimé avoir un accès plus précis des prérequis lié à TeamPoint, la tarification, les différents informations légales liées à la conformité ISO, etc. On espère que la aussi, la solution s’améliorera rapidement.
Fonctionnalités obliges, j’essayerai rapidement de tester les solutions de Silanis intégrée à LotusLive, en l’occurrence e-SignRooms et e-SignDocs, pour à terme réaliser un comparatif entre les deux applications intégrées de LotusLive.
La mise à jour a eu lieu le 07 2011.
Voici la liste des évolutions notables de cette nouvelle version :
- Une nouvelle application intégrée vient rejoindre les rangs de LotusLive en la présence de TeamPoint (édité par Fresh TL). TeamPoint est une application permettant de créer des flux de travail (je posterai plus précisément sur le sujet très rapidement)
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Administration
- Création d’annonces qui apparaissent sur le tableau de bord (incluant une date d’expiration)
- Le tableau de bord a évolué, que ce soit la modification des « Paramètres personnels » en « Paramètres de mon compte » ou l’apparition du menu « Téléchargement ». Ce dernier regroupe l’ensemble des applications téléchargeables pouvant être utilisées avec LotusLive (configuration de Lotus Notes, Lotus Sametime, le plugin pour Meeting ainsi qu’un Connecteur Symphony)
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Réunions
- Possibilité d’ajout d’un mot de passe aux réunions
- Possibilité de générer automatiquement un rapport à la fin d’une réunion (incluant des détails concernant la réunion en question, les participants, etc.)
- Intégration d’informations d’audio
- Enregistrer les réunions
- Support fichiers ODF et augmentation des limites de fichiers téléchargeables
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Communautés
- Pour le créateur, la gestion des membres devient plus fine
- Ajout d’options d’invitations, incluant le statut de ces dernières. Il est également possible d’inviter directement des personnes externes
- Possibilité de créer des sous-communautés
- Actions de suivi des forums/sujets
- Création de tâches au sein des activités
- Export des activités (fichier CSV)
- Possibilité d’ajout des groupes aux communautés (groupes issus des solutions de messagerie LotusLive, pour ceux qui ont cette fonctionnalité d’activée)
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Fichiers
- Il est désormais possible de voir qui a accès aux fichiers partagés
- Possibilité de voir si un fichier peut être partagé à l’extérieur
- Possibilité de partage avec les groupes
- Les collections sont remplacées par les dossiers
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Formulaires
- De nouveaux modèles de formulaires sont disponibles
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LotusLive iNotes
- Possibilité d’imprimer le calendrier
- Support IMAP, POP et SMTP
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LotusLive Notes
- Support pour Blackberry
- Traveler supporte Android et l’encryptions des mails
- En mode hybride, ajout du scan antivirus
- Import de contacts (CSV)
Sources :
Petit tour d’horizon de Symphony, la suite bureautique d’IBM, dans sa version en ligne (projet Concord). Si à terme cette dernière devra être intégrée à LotusLive (à priori sous forme de Labs), elle est d’ores et déjà disponible sous Greenhouse.
Dans le vif du sujet
Premier constat, il est possible (pour le moment seulement ?) de créer un document ou bien une feuille de calculs. Une fois votre fichier nommé, vous vous retrouvez face à l’interface de la fameuse suite bureautique.
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Côté « Document » (Word-like)
Côté « Feuille de calculs » (Excel-like)
A l’instar de Google Documents ou Office Web Apps, on se retrouve face à une interface dépouillé par rapport à l’ogre que peut être la version « lourde » de Microsoft Office.
Côté feuilles de calculs …
Les fonctions de base sont ce que l’on peut attendre d’une telle suite « light ». Côté tableur, la liste des formules de calculs offrent un panel de possibilités plutôt large.
On retrouvera des fonctionnalités dites « sociales » permettant de partager le document, permettant ainsi la coédition en temps réel, d’y insérer des commentaires. Chaque commentaire peut être complété d’avertissements, questions ou d’assignations de tâches à quelqu’un de notre organisation. Les commentaires peuvent être fixés sur une cellule ou une zone de cellules.
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Un bouton, présent sur la partie droite de la barre d’état de l’outil, nous rappelle les assignations auxquelles nous sommes associés. Ce bouton permettra également d’afficher la liste des personnes coéditant le document et d’interagir avec eux.
Il existe également la possibilité de partager un document ou d’assigner une section à quelqu’un (en écriture ou en révision), complétant ainsi le spectre des fonctionnalités collaboratives.
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…. Et côté documents
On retrouve également les fonctions classiques de ce type d’outil : prévisualisation, insertion de contenus divers, mise en page, entête/pied de page, tableaux, etc.
Comme vous pouvez le supposer, les commentaires, le partage et autres assignations sont également de la partie. Des sections peuvent également être définies, pour permettre la constitution d’un document à plusieurs que ce soit en parallèle (coédition) ou non.
Je parlais plus haut de brouillons. Un versioning natif de chaque document / feuille de calculs sauvegardé(e) est présent, tout comme une fonction « d’autosave ». A noter également que les documents / feuilles de calculs peuvent également être exportés en format PDF.
Promesses
A l’instar de ce que l’on peut trouver chez la concurrence, LotusLive Symphony relève sans rougir le pari de la suite collaborative en ligne. Les fonctionnalités native de collaboration telle que la prise de commentaire, la création de tâches, ainsi que la coédition, le tout intégré aux fonctions sociales de LotusLive promettent un bel avenir à cette suite bureautique en termes d’usages et donne enfin une consistance réelle à l’offre collaborative SaaS d’IBM.
Bien évidemment, on attend la release finale, la version intégrée à Greenhouse n’étant qu’un aperçu de que pourra donner la fonctionnalité une fois mise en production. On a donc espoir que cela arrive très rapidement.
Besoin de modernité
Le déclin d’IE 6, le grand satan du Web standardisé, est en marche.
Depuis la décision de Google, début 2010, d’arrêter de supporter le navigateur de Microsoft, la tendance s’est fortement accentuée. Pour le grand public c’est une certitude (voir statistiques StatCounter ci-dessous), mais quand est-il réellement dans le monde de l’entreprise ? On peut facilement imaginer des chiffres de 30 à 50% d’adoption (!), cela a de quoi laisser songeur …
Microsoft a officiellement arrêté de supporter Internet Explorer 6 en Juillet 2010. Néanmoins, tout n’est pas très clair sur le sujet, le cas des Service Pack pouvant faire office de rallonge du support, ce qui arrange bien les nombreux clients utilisant encore IE6.
A côté de ça, Microsoft a pris à son compte la vague initiée par Google en lançant plusieurs messages forts. Parmi ceux-ci, la décision plutôt courageuse de rendre SharePoint 2010 non-compatible avec IE6. Bien évidemment lorsque l’on aborde l’implémentation de SharePoint dans une entreprise, il n’est pas rare de voir le problème IE6 ressurgir très rapidement, pour le meilleur et comme pour le pire.
Ci-contre quelques ressources sur le sujet :
L’épée de Damoclès
Microsoft n’en est pas resté là, et continue sur sa lancé avec le IE6 Coutdown. La ligne est claire, IE6 est mort, il va falloir s’y faire …
Pour une entreprise, quelle que soit sa taille, migrer une application aussi centrale que peut l’être un navigateur Internet n’est malgré tout pas un sujet anodin. Nombre d’applications métier « custom » et de versions ancestrales de solutions tierces sont des freins réels à la migration. On pourrait également s’amuser du parallèle avec Windows XP, encore majoritaire en entreprise (l’un étant packagé dans l’autre).
Qu’en est-il réellement ? Et bien, force est de constater que l’implication de plus en plus importante des éditeurs dans des solutions Web n’y est pas étrangère. Pour eux aussi, se trainer un existant d’une quinzaine d’années a un coût, et le boom des solutions SaaS, des réseaux sociaux, du mobile et autres HTML 5 oblige à prendre des solutions radicales.
Cet état de fait a pour but de pousser les entreprises à considérer le changement. A terme, on risque de donc voir se banaliser des solutions de virtualisation applicative permettant de contourner le problème (App-V / Sofgrid chez Microsoft, l’incontournable Citrix, etc.). A moins que le business ne se tourne vers une autre solution tel qu’UniBrows.
Navigateur et Social Business
Dans la guerre opposant Google Apps, Office 365 ou LotusLive (mon focus s’arrêtera sur ces trois-là) chacun essaye de tirer la couverture sur soi. Et autant être clair tout de suite, aucune des trois solutions ne sort clairement du lot, chacun trainant ses avantages et inconvénients, à l’instar de n’importe quel produit (sic).
Quelle place peut néanmoins avoir le navigateur dans une telle bataille ? Déjà, concentrons-nous sur les navigateurs supportés officiellement par les trois solutions :
- Google Apps : Supported browsers
- Microsoft Office 365 (Beta) : Configuration logicielle requise pour Office 365
- IBM LotusLive : System requirements
En résulte le schéma qui suit. Quelques précisions sur ce dernier :
- J’ai volontairement exclu BPOS de la liste, même si Office 365 est encore en version Beta
- La compatibilité des fonctionnalités est souvent diverses. Par exemple Gmail supporte IE 5.5 là où Calendar et surtout Docs sont plus limités. Je n’ai pas pris en compte les limitations nécessaires pour les administrateurs (ce qui m’importe reste l’utilisateur final)
- Je me base sur Windows côté OS, et Mac pour Safari uniquement. Les fonctionnalités diffèrent également suivant le niveau de l’OS (Service Pack), je n’en ai pas tenu rigueur (le schéma aurait été illisible)
- Je n’ai pas pris en compte Opera, IE 9 et Firefox 4
- Je n’ai pas pris en compte les versions de Java, ni les paramètres de sécurité nécessaires
Deux remarques s’imposent rapidement :
- Google et Microsoft suivent leur ligne directrice: IE 6 est persona non grata, l’inverse aurait été étonnant
- LotusLive est le seul produit supportant IE 6, mais se permet le luxe de ne pas supporter Chrome
Pour conclure, je dirais que Google me paraissait obligé d’écarter rapidement IE 6 (son ADN l’impose). Microsoft ne l’était pas, mais à préféré renié son propre monstre. C’est courageux, facile mais pas sans impacts. IBM joue la carte de la sécurité (le non-support de Chrome ne me parait pas problématique en l’état). Mais si la vision d’un navigateur unique -qu’il faille le migrer ou non- peut paraître viable à l’interne, elle me parait tomber en morceaux lorsque l’on aborde la carte de l’ouverture (la collaboration ne se limite pas à la seule messagerie).
Dans un écosystème où l’entreprise se doit de collaborer efficacement, s’affranchir d’un pourcentage non-négligeable d’acteurs peut s’avérer problématique. Imaginez-vous demander à votre client de migrer son navigateur pour utiliser un service (qui en plus de cela, risque de s’avérer payant). Imposer les vision d’éditeurs à un tiers est quelque chose d’extrêmement préjudiciable, voir même complètement inenvisageable (politiques de groupe).
La guerre des navigateurs promet d’être un argument de poids, un prérequis fort et risque de voir l’affrontement tradition/modernité se dessiner. Il semble intéressant de voir comment les roadmaps des différentes acteurs SaaS (et pas seulement ceux cités ci-dessus) s’adapterons à cet état de fait, et comment l’évolution et la mort annoncée d’IE 6 suivra son court.
Encore un sujet qui n’en fini plus de sentir le soufre.
